STANDAR PELAYANAN PERSURATAN (SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)

NO KOMPONEN

URAIAN
1 Dasar Hukum Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2 Persyaratan a.     Ada identitas pengirim tertera seperti:

1.    Nama

2.    Alamat

3.    Nomor Telepon

b.    Nama, alamat dan isi surat yang dituju jelas
3 Sistem Mekanisme dan Prosedur 1.     Surat Masuk

a.    Pemohon mengajukan surat/ dokumen yang ditujukan kepada Kepala Dinas;

b.   Pengadministrasi persuratan menerima surat dan mencatatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk serta membuat disposisi untuk disampaikan kepada Sekretaris Dinas;

c.    Surat yang telah didisposisi oleh Sekretaris disampaikan kepada Kepala Dinas untuk didisposisi;

d.   Kepala Dinas Mendisposisikan surat ke Kepala Bidang terkait;

e.    Pengadministrasian persuratan menyampaikan lembar disposisi ke Kepala Bidang terkait;

f.     Kepala Bidang terkait memberikan jawaban atas permohonan dari pemohon;

g.   Pemohon menerima surat/data balasan.

h.   Pengarsipan

1.    Surat Keluar

a.     Disposisi /perintah untuk membuat surat dinas

b.    Membuat Konsep surat

c.     Mengetik Surat

d.    Menaikkan konsep surat ke Kasubbag/Sekretaris untuk diteliti dan dimintakan paraf

e.     Menaikkan surat yang sudah diteliti ke Kepala Dinas untuk ditanda tangani

f.      Apabila sudah ditandatangani Kepala Dinas kemudian dicatat didalam buku agenda surat keluar dengan memberikan nomor kode, nomor urut, perihal / isi ringkas, tanggal, lampiran dan pengolah surat  keluar

g.    Memberikan surat keluar ke staf pengantar surat untuk didistribusikan ke tujuan surat
4 Waktu Pelayanan Surat Masuk : 2-3 (Dua sampai tiga) hari sejak permohonan diterima dan persyaratan lengkap.

Surat Keluar : 15-30 menit apabila Kepala Dinas berada ditempat
5 Biaya pelayanan Tanpa Biaya ( Gratis ).
6 Produk Pelayanan Balasan surat masuk dan surat keluar
7 Sarana, Prasarana Meja pelayanan, ruang tunggu, tempat parkir, toilet
8 Kompetensi Pelaksana Sesuai dengan tugas masing-masing
9 Pengawasan Internal Pengawasan dilakukan secara berjenjang
10 Pengaduan/ Saran Pengaduan dapat disampaikan secara lisan, kotak saran, dan website
11 Jumlah Pelaksana 2 (Dua) orang
12 Jaminan Pelayanan Maklumat pelayanan
13 Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pelayanan Gedung, Tempat Parkir
14 Evaluasi Kinerja Pelaksana Evaluasi berkala dilakukan 1 ( satu) bulan sekali dan pada akhir tahun.